5 tips voor goed debiteurenbeheer

Niet betalende afnemers is de oorzaak van een groot gedeelte van de faillissementen van bedrijven. Het is daarom erg belangrijk dat ondernemers ervoor zorgen dat ze betaald worden voor bewezen diensten. Het is immers niet teveel gevraagd dat gemaakte afspraken u en uw klanten worden nagekomen. Hieronder volgen enkele tips waarmee u uw debiteurenbeheer beter voor elkaar hebt.

Tip 1: Weet met wie je zaken doet

Als u ervoor zorgt dat u betrouwbare klanten heeft dan zullen er ongetwijfeld minder problemen optreden met wanbetalingen. Het is daarom van belang dat u nieuwe klanten controleert op betrouwbaarheid. In een eerste gesprek kunt u soms al een goede indruk krijgen van de nieuwe klant en diens betrouwbaarheid. Daarbovenop is het mogelijk om informatie van de klant te verzamelen door bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, het Insolventieregister en het internet via zoekmachines te raadplegen. Natuurlijk is het niet altijd mogelijk om voor honderd procent zeker te zijn dat een klant volledig te vertrouwen is en altijd zal betalen. Maar door informatie in te winnen voorkomt u de kans dat u te maken krijgt met onbetrouwbare debiteuren.

Tip 2: Maak van debiteurenbeheer een prioriteit

Een probleem bij veel bedrijven is dat er niet genoeg tijd wordt besteed aan het beheren van debiteuren. Met name kleinere bedrijven hebben vaak geen tijd om veel aandacht te besteden aan debiteurenbeheer. Het is vaak een goed idee om iemand binnen het bedrijf de verantwoordelijkheid van debiteurenbeheer te geven. Zelfstandige ondernemers dienen zelf tijd vrij te maken om hun debiteurenbeheer op orde te houden. Het is voor veel bedrijven een goed idee om op een vast moment met het beheer van debiteuren bezig te zijn. Hierdoor houdt u de zaken op orde en komt u niet voor verrassingen te staan.

Tip 3: Stuur direct een herinnering, inclusief een kopiefactuur

Door uw klanten eraan herinneren dat ze nog niet betaald hebben kunnen veel problemen worden voorkomen. Vaak werkt het motiverend voor debiteuren om nog vlak voor het verstrijken van de betalingstermijn van een factuur contact met ze op te nemen. Hierdoor zijn ze zich bewust dat u er bovenop zit. In combinatie met een kopie van de factuur is de debiteur meteen weer op de hoogte van de stand van zaken. Het kan bijvoorbeeld zijn dat uw klant de factuur is kwijt geraakt of door alle drukte vergeten is te betalen. Maar ook als een klant niet kan betalen is het een goed idee om er bovenop te zitten. U bent er dan in ieder geval van verzekerd dat u als eerste betaald gaat worden als de debiteur weer geld beschikbaar heeft. Het is voor uzelf een goed idee om vaste betaaltermijnen op te stellen. Daardoor kan u consequent en doelgericht optreden bij achterstallige betalingen.

Tip 4: Bel de debiteur

Bellen werkt vaak beter dan het versturen van een bericht per e-mail of per post. Het is directer en u kunt meteen antwoord krijgen van de debiteur. Hierdoor krijgt de debiteur de kans om een verklaring te geven voor de wanbetaling. Op deze manier komt u bijvoorbeeld ook te weten of een klant niet tevreden is met de geleverde diensten of producten. Het plegen van een telefoontje heeft bovendien als voordeel dat het urgenter overkomt bij de debiteur. Het verhogen van de druk op een klant die niet betaald maakt uw kansen om alsnog betaald te worden alleen maar groter.

Tip 5: Schakel een vakkundig incassobureau in

Het kan voorkomen dat een klant nog steeds niet betaald ondanks dat u een strak debiteurenbeheer hebt en meerder malen contact hebt opgenomen met de klant in kwestie. Als dat het geval is wordt het tijd om voor de openstaande facturen een incassobureau in te schakelen. Bovendien is het voor uw bedrijf belangrijk om nog openstaande leveringen of producten stop te zetten. Door het inschakelen van een incassobureau komt er meer druk op de klant om te betalen. Als u er alles aan heeft gedaan om uw geld van een debiteur te ontvangen is het een goed idee om snel tot actie over te gaan. De kans op een succesvolle procedure is dan een stuk groter. Een incassobureau kan u erbij helpen dat gemaakt afspraken worden nagekomen. Hoe sneller u optreedt, des te groter is de kans dat u alsnog betaald wordt.