Facturen maken
Wanneer u een factuur opstelt vraagt u een klant te betalen voor een bepaalde service die u heeft geleverd. Omdat hier ook belangrijke gegevens instaan wat betreft de belasting die iemand moet betalen, heeft de belastingdienst enkele eisen opgesteld waaraan uw factuur moet voldoen. Als u zich hier niet aan houdt, dan is uw factuur niet rechtsgeldig. Dat betekent dat u en uw klant dan bijvoorbeeld geen gebruik kunnen maken van de BTW aftrek of dat er problemen kunnen ontstaan over de rechtsgeldigheid van uw factuur in het geval van een geschil. Daarom is het erg belangrijk dat uw facturen de informatie bevatten zoals dat wordt vereist door de belastingdienst.
Welke verplichte gegevens staan op een factuur?
De factuur die u samenstelt moet een aantal gegevens bevatten. Zo moet allereerst uw adres en dat van uw klant er duidelijk en correct opstaan, zowel als de datum waarop de factuur is uitgestuurd, een uniek en doorlopend factuurnummer en uw registratienummers van de KvK en de BTW. Naast deze adres- en registratiegegevens moet de factuur een datum bevatten waarop de diensten zijn geleverd, een omschrijving van deze diensten en de omvang ervan. Wat betreft het omzetbelastingtarief moet op de factuur worden vermeld wat de eenheidsprijs is zonder de omzetbelasting, wat de eventuele kortingen zijn, welk BTW tarief er geldt en wat de vergoeding is. Bij de uiteindelijke prijs moet worden vermeld of er sprake is geweest van een vooruitbetaling en wanneer deze is voltooid. Ook het eigenlijke BTW bedrag (de omzetbelasting) moet duidelijk aanwezig zijn. Hier bestaan enkele uitzonderingen op, dus controleer van tevoren of deze op u van toepassing zijn.
Meer informatie over de verplichte gegevens vindt u op de Belastingdienst.nl
Wanneer een factuur versturen?
Een factuur verstuurt u wanneer de diensten volledig zijn afgerond. Is er sprake van een oplevering dan zal de klant zelf aan moeten geven of ze daar akkoord mee gaan. Heeft u gedaan wat de klant van u vroeg en is de klant tevreden, dan stuurt u de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand nadat de diensten zijn geleverd. Bent u bijvoorbeeld een dakdekker en heeft u op 3 juni een dakrenovatie opgeleverd, dan moet u de eindfactuur voor 16 juli opgestuurd hebben naar de klant.
Digitaal of op papier
U kunt vervolgens in overleg met de klant afspreken of de factuur digitaal of op papier moet worden opgestuurd. Digitaal is uiteraard milieuvriendelijker, gemakkelijker en sneller, maar hier moet de klant dan wel akkoord mee gaan. Digitale facturen mag u in een Excel-, PDF- of Word document opsturen, maar de voorkeur gaat doorgaans wel naar PDF. Dat komt doordat dat type document naderhand niet meer kan worden aangepast. Ontvangt een klant een factuur in Word of Excel, dan kan deze theoretisch een aanpassing doen, bezwaar maken tegen de inhoud en zo een discussie beginnen die u niet per se zal winnen. Voor uw eigen administratie is een digitale versie van de factuur voldoende en hoeft u deze niet nog eens uit te printen en fysiek te bewaren.
Facturen naar het buitenland
Als u veel zaken doet buiten Nederland, dan zijn er andere regels geldig wat betreft uw facturatie. Deze worden opgelegd door het land waarnaar u factureert en dit kunt u dan ook het beste goed controleren. Online is daar voldoende informatie over te vinden. Wat betreft de extra factuureisen in Nederland wordt er door de belastingdienst verschil gemaakt tussen goederen en diensten. Heeft u goederen geleverd naar het buitenland, dan moet uw factuur het BTW identificatienummer van u en uw klant bevatten en factureert u altijd 0 procent BTW. Heeft u diensten geleverd, dan is wederom het BTW identificatienummer nodig en moet uw factuur de woorden ‘BTW verlegd’ bevatten. Wilt u zeker weten dat uw facturatie in orde is? Neem dan even de tijd om alle informatie te verzamelen en goed door te lezen. Zo weet u zeker dan uw facturen ook rechtsgeldig zijn, zowel in Nederland als in het buitenland.
Facturatie of boekhouder uitbesteden? Op Boekhoudergids.nl vindt u alle boekhouders uit Nederland.