Incassokosten

Als u een product of dienst levert, wilt u daar, in de meeste gevallen, natuurlijk voor betaald worden. U stuurt een rekening en komt met uw klant een termijn overeen. Maar wat nu als uw klant deze rekening niet kan of wil betalen? U staat dan volledig in uw recht om incasso in te schakelen. Het probleem daarbij is dat daar ook kosten bij komen kijken: administratiekosten voor u en het incassobureau, aanmaningskosten en andere buitengerechtelijke kosten. Maar onder bepaalde voorwaarden kunt u deze kosten doorberekenen aan de debiteur.

Incassokosten komen kijken bij het proces van aanmanen en, uiteindelijk, een deurwaarder. Indien het terugvorderen van een schuld uitloopt op een rechtszaak, kunnen we ook nog gerechtelijke kosten bovenop komen. Incassokosten mogen berekend worden over geld dat verschuldigd is voor geleverde producten of diensten, maar niet voor een (consumenten)lening die terugbetaald moet worden. Daar mogen, indien van toepassing, echter wel vertragingskosten over in rekening worden gebracht, als de lener niet overeenkomstig de afgesproken termijnen terugbetaalt.

Wat zijn de wettelijke (buitengerechtelijke) incassokosten?

Alle kosten die de schuldeiser, het incassobureau en een deurwaarder moeten maken voor het vorderen van een openstaande schuld, zijn buitengerechtelijke incassokosten. Hier is de rechtbank (of een ander juridisch instituut) namelijk nog niet bij betrokken. De Nederlandse wet schrijft echter wel een aantal regels voor bij deze kosten, en dan met name het doorberekenen ervan. Het gaat vooral om de hoogte van de incassokosten die u mag vragen. Deze zijn voor een groot deel vastgesteld volgens de volgende normen:

• Minimaal € 40 tot maximaal 15% over de eerste € 2.500;
• 10% over de volgende € 2.500;
• 5% over de volgende € 5.000;
• 1% over de volgende € 190.000;
• en tot slot 0,5% over het resterende bedrag boven de € 190.000.

Als een deel van de openstaande schuld is voldaan voordat de in de aanmaning gestelde termijn is verlopen, gelden bovenstaande percentages alleen nog maar voor het openstaande bedrag, niet voor de initiële totale schuldsom.

• Meer informatie over de wettelijke buitenrechtelijke incassokosten op de site van het Juridisch Loket.
• Meer info over de BIK op rechtspraak.nl.

Eerste aanmaning – wat moet er in staan?

De Nederlandse wet- en regelgeving voor incassokosten schrijft voor dat er eert een aanmaning verstuurd moet worden. Deze eerste aanmaning is een vereiste voor het later kunnen doorberekenen van incassokosten. In de eerste aanmaning die u verstuurt, moet minimaal het volgende instaan:

• Een betalingstermijn van ten minste 14 dagen na ontvangst waarbinnen de schuld alsnog voldaan kan worden;
• De hoogte van de incassokosten als er binnen die termijn nog niet is betaald;
• Eventuele btw die over die incassokosten betaald zal moeten worden;
• Eventuele andere gevolgen van het niet op tijd betalen.

U moet de datum van ontvangst als begindatum van de betalingstermijn nemen volgens de Hoge Raad. U mag dus mag niet stellen dat de termijn geldt vanaf dagtekening, of vanaf ‘heden’. U mag voor deze eerste aanmaning zelf nog geen incassokosten berekenen. Zonder het versturen van een dergelijke aanmaning, mag u geen incassokosten doorberekenen. Ook moet u eventueel kunnen aantonen dat de aanmaning is verstuurd én ontvangen.

Wanneer meerdere termijnen samenvoegen?

Het kan zijn dat dezelfde debiteur meerdere termijnen van dezelfde schuld, of meerdere schulden, heeft openstaan bij u als schuldeiser. In dat geval is het de vraag of u de verschillende schuldbedragen mag of moet samenvoegen voor de incassokosten. Voor de debiteur is dit uiteindelijk voordeliger, omdat de kosten dan meestal lager zijn. Ook voor u kan het voordelig zijn, omdat het u tijd en moeite scheelt. U moet onder bepaalde voorwaarden termijnen samenvoegen onder dezelfde incassokosten. De wet heeft daar bepaalde voorschriften voor.

De belangrijkste voorwaarde voor het wel of niet samenvoegen van termijnen hangt af van de aanmaningen die zijn verstuurd. Over ieder schuldbedrag waar apart een aanmaning voor is verstuurd, mogen aparte incassokosten worden doorberekend, met een minimum van € 40. Maar u moet wel de openstaande bedragen zo veel mogelijk in een aanmaning samenvoegen. Als u dus een aanmaning verstuurt, moet u daarin alle termijnen bundelen waarvoor u kunt aanmanen. Daarom is het voor u, als schuldeiser, goed om niet te lang te wachten met het versturen van een aanmaning.

BTW berekenen over incassokosten?

Incassokosten die u maakt, dragen ook btw. Deze mag u, bij het doorberekenen van de incassokosten aan een debiteur, echter niet zomaar in rekening brengen. Daar gelden twee bepaalde voorwaarden voor:

• u moet het invorderen van de openstaande schuld uit handen hebben gegeven. Dit kan aan een derde partij zoals een incassobureau of deurwaarder zijn;
• U kunt zelf de btw die u aan het incassobureau of de deurwaarder moet betalen, niet verrekenen, omdat u niet btw-plichtig bent.

Wanneer bent u niet btw-plichtig? Het niet hoeven berekenen van btw over geleverde producten of diensten geldt voor de volgende ondernemingen en organisaties:

• verhuurders;
• onderwijsinstellingen;
• banken;
• verzekeringsmaatschappijen;
• medische beroepen;
• de overheid.

De btw die u wilt verrekenen met de debiteur, moet in de aanmaningsbrief hebben gestaan. Met andere woorden, als u de invordering uit handen geeft, moet de debiteur eerst, mogelijk opnieuw, een aanmaning ontvangen waarin deze btw wordt vermeld. Pas na het niet op tijd betalen van deze aanmaning, mag de btw worden doorberekend.

Openstaande rekeningen laten incasseren door een incassobureau

Wanneer schakelt u een incassobureau in bij het invorderen van openstaande schulden? Vreemd genoeg zijn daar geen wettelijke termijnen voor van kracht. Het hangt dus van uw eigen keuze (en van het incassobureau) af wanneer u tot deze stap overgaat. Het probleem met het inschakelen van een incassobureau is, voor veel ondernemers, een beschadigde klantrelatie. Daar staat tegenover dat een klant die niet betaalt, ook geen goede relatie oplevert.

In de praktijk blijkt dat het verstandig is om in ieder geval niet te lang te wachten met het inschakelen van een incassobureau. In theorie mag het al voordat betalingstermijnen zijn verstreken (uiteraard zonder het doorberekenen van incassokosten). Incassobureaus verzorgen namelijk ook vaak debiteurenbeheer. Maar in de regel wordt het incassobureau vaak pas ingeschakeld na het verstrijken van de eerste betaal- of aanmaningstermijn. Hoe sneller dit gebeurt, hoe groter de kans dat de rekening tijdig wordt betaald.